Onboarding in azienda: rischi, strategie e strumenti

Onboarding in azienda: rischi, strategie e strumenti

L’onboarding è una fase delicata dell’employee journey non solo per l’impatto che ha sul singolo individuo, ma anche sul team in cui si inserisce la nuova risorsa. In questo articolo elenchiamo i rischi di una gestione inadeguata di questa fase, spieghiamo come evitarli e come ottimizzare il processo grazie agli strumenti di assessment TTI Success Insights.

Cos’è l’onboarding e perché è una fase delicata

L’employee journey è il percorso completo che un dipendente compie all’interno di un’azienda, dalla fase di selezione all’uscita. Include ogni esperienza, interazione e processo che influenza la sua crescita, soddisfazione e motivazione.

L’onboarding è la seconda fase dell’employee journey in un'azienda, quella in cui una nuova persona viene accolta in azienda e in un team di lavoro. L’obiettivo di questa fase è aiutare il nuovo arrivato a comprendere le dinamiche aziendali, il ruolo in termini di obiettivi, task, competenze e le interazioni con i colleghi e i leader. Questo processo ha una durata che varia a seconda dei contesti e dei ruoli. Di certo non bastano pochi giorni o settimane e un rimando alla lettura di un documento con regole e procedure.

La fase di onboarding è delicata poiché da essa dipendono non solo la produttività, ma anche la motivazione e la fidelizzazione del dipendente. Un percorso di onboarding ben strutturato favorisce un’integrazione positiva e aumenta la probabilità che il nuovo membro si senta parte del team e abbracci i valori aziendali.

I rischi di un onboarding mal gestito

Se l’onboarding non è gestito adeguatamente, possono emergere diversi problemi, che rischiano di impattare negativamente sul clima aziendale e sulla produttività. Tra i principali rischi troviamo:

• Riduzione della produttività

L’obiettivo finale del processo di onboarding è rendere una persona capace di contribuire, con il proprio lavoro, a produrre valore.
Un dipendente che non è sufficientemente preparato e non ha chiari gli obiettivi aziendali fatica a dare il meglio. Di conseguenza, la sua produttività e quella del team possono risentirne, influendo anche sui risultati aziendali complessivi.

• Impatto negativo sul clima aziendale e sul “gioco di squadra”

Nella fase di onboarding il neo assunto conosce i colleghi e i responsabili e comprende le dinamiche relazionali all’interno del team. Spesso questo aspetto viene sottovalutato e si dedica più spazio alle mansioni che alle relazioni nel team, come se il nuovo arrivato fosse solo un pezzo di un ingranaggio. Ogni persona, anche a parità di ruolo, porta un contributo diverso nel team. La scarsa conoscenza dei colleghi e delle dinamiche relazionali potrebbe portare a incomprensioni, conflitti o al rallentamento del gioco di squadra.
In mancanza di un onboarding chiaro e strutturato, i nuovi dipendenti potrebbero anche faticare ad adattarsi alla cultura aziendale, ignorando i valori e aspettative condivise.

• Great regret

Secondo una ricerca condotta nel 2023 il 40% delle persone che hanno cambiato lavoro durante l’anno ha dichiarato di essersi pentito. È il fenomeno del great regret che si aggiunge al già noto fenomeno della great resignation, l’alto numero di dimissioni verificatosi soprattutto dopo la pandemia. Tra le cause del great regret c’è anche la cattiva gestione della fase di onboarding.

Lo scarso investimento di energie nell’inserimento di una persona all’interno di un team può generare un senso di estraneità che porta, sempre più spesso, ad un abbandono prematuro dell’azienda da parte del nuovo collaboratore. In questo caso, oltre alla perdita di tempo ed energie investite per la selezione, si ha un impatto negativo sulla produttività e sul clima aziendale.

Le migliori pratiche per una gestione efficace dell’onboarding

Per evitare questi rischi, è importante adottare strategie di onboarding efficaci. Ecco alcuni passaggi fondamentali per assicurare un’integrazione positiva e duratura dei nuovi membri del team:

• Preparare il terreno prima dell’arrivo

L’onboarding inizia ancora prima che il nuovo dipendente entri in azienda. Comunicare chiaramente già nella fase di attracion e di selezione cosa ci si aspetta e cosa si offre alle persone che entrano in azienda permette di partire con il piede giusto.

• Definire un piano di onboarding strutturato

Creare una lista di attività da svolgere nelle prime settimane è fondamentale per garantire una buona introduzione della nuova risorsa nel team. Il piano dovrebbe includere sessioni di formazione, incontri con colleghi e momenti dedicati alla comprensione dei valori e degli obiettivi aziendali.

• Presentare il team

Conoscere i membri del team con rispettive responsabilità e competenze permette di sapere a chi chiedere informazioni o inserirsi più facilmente nel gioco di squadra. Una conoscenza più profonda degli stili comportamentali facilita ulteriormente le relazioni, riducendo anche il rischio di incomprensioni e conflitti. Oltre a dedicare del tempo per le reciproche presentazioni è utile offrire alla nuova risorsa una mappa del team con tutti gli elementi che lo compongono. L’organizzazione di momenti di incontro anche informali può facilitare ulteriormente l’inserimento e le relazioni tra colleghi.

• Assegnare un mentore

Un collega o un manager di riferimento può essere di grande supporto per rispondere a dubbi e guidare il nuovo assunto nei primi passi all’interno dell’azienda. Il mentore contribuisce a favorire una relazione di fiducia e a velocizzare l’apprendimento.

• Valutare periodicamente i progressi

Fissare momenti di confronto aiuta a monitorare l’integrazione e a capire se il dipendente ha bisogno di ulteriore supporto. Le revisioni periodiche aiutano a mantenere alta la motivazione e ad allineare le aspettative.

L’onboarding in GNV Group

Consapevoli della sua importanza strategica, in GNV Group curiamo con molta attenzione la fase di onboarding. Il primo giorno di lavoro accogliamo le new entry con una dolce colazione dove i membri del team si presentano e poi si parte con i momenti formativi curati da ogni responsabile d’area. In ufficio abbiamo anche appeso la ruota del team di TTI Success Insights con le foto di ogni persona. La conoscenza dei profili comportamentali motivazionali facilita ulteriormente le relazioni all’interno del team.

Il venerdì pomeriggio realizziamo anche l’aperibuilding, un aperitivo leggero a cui ogni persona contribuisce a turno portando stuzzichini e bevande. Anche questo momento fa sentire le persone più unite e ha un impatto positivo sul clima aziendale.

Come TTI Success Insights facilita e accelera il processo di onboarding

L’uso di strumenti di assessment come quelli di TTI Success Insights può fare la differenza nell’ottimizzare il processo di onboarding.

Attraverso l’analisi degli stili comportamentali, delle motivazioni e dei livelli di intelligenza emotiva, i responsabili HR, non solo possono operare la scelta del candidato più adatto ad un ruolo, ma possono anche adattare il percorso di onboarding al suo profilo, facendo in modo che ogni persona riceva il supporto necessario per integrarsi al meglio.

Inoltre, la costruzione delle ruote del team TTI Success Insights riduce i tempi di inserimento nel team prevenendo incomprensioni. Con TTI Success Insights il processo di onboarding è più rapido ed efficace, le persone sono più ingaggiate fin dall’inizio, sicure e produttive.

Investire in un onboarding strutturato e supportato da strumenti di assessement come TTI Success Insights rappresenta un valore aggiunto per le aziende che puntano a costruire un team motivato, produttivo e in linea con i valori aziendali.

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